أمثلة على السجلات العامة التي تحتفظ بها إدارة الصحة والسكان
فيما يلي قائمة غير حصرية بأنواع
السجلات العامة التي يحتفظ بها DHCD
- طلبات المنح والموافقات والرفض
- عمليات تدقيق البرامج
- السياسات والإجراءات الداخلية
- سجلات مجالس الإدارة واللجان التابعة لـ DHCD
- الاتصالات بين الموظفين
طلب السجلات
يمكنك طلب السجلات عن طريق الاتصال بمسؤول FOIA في DHCD أو أي موظف في DHCD عبر البريد الأمريكي أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا أو عبر الهاتف. لا يتطلب قانون حرية الوصول إلى المعلومات أن يكون طلبك مكتوبًا ولا تحتاج إلى تحديد أنك تطلب السجلات بموجب قانون حرية الوصول إلى المعلومات بشكل محدد. من منظور عملي، قد يكون من المفيد لك وللشخص الذي يتلقى طلبك تقديم طلبك كتابيًا. هذا يسمح لك بإنشاء سجل لطلبك. كما يقدم لنا بيانًا واضحًا عن السجلات التي تطلبها، حتى لا يكون هناك سوء فهم بشأن الطلب الشفهي. ومع ذلك، لا يمكننا رفض الرد على طلبك بموجب قانون حرية الوصول إلى المعلومات إذا اخترت عدم تقديمه كتابيًا.
يجب أن يحدد طلبك السجلات التي تسعى للحصول عليها من خلال "تحديدًا معقولاً." وهو لا يشير إلى حجم أو عدد السجلات التي تطلبها أو يحد من حجم أو عدد السجلات التي تطلبها؛ وبدلاً من ذلك، يتطلب منك أن تكون محددًا بما فيه الكفاية حتى نتمكن من تحديد السجلات التي تطلبها وتحديد موقعها.
يجب أن يطلب طلبك السجلات أو المستندات الموجودة. يمنحك قانون FOIA الحق في فحص أو نسخ السجلات؛ ولا ينطبق على الحالة التي تسأل فيها أسئلة عامة حول عمل إدارة التنمية البشرية في DHCD، ولا يتطلب من إدارة التنمية البشرية إنشاء سجل غير موجود.
يمكنك اختيار استلام السجلات الإلكترونية بأي صيغة تستخدمها DHCD في سياق العمل المعتاد. على سبيل المثال، إذا كنت تطلب السجلات المحفوظة في قاعدة بيانات أو جدول بيانات، فيمكنك اختيار استلام تلك السجلات إلكترونيًا، عبر البريد الإلكتروني أو على قرص كمبيوتر، أو استلام نسخة مطبوعة من تلك السجلات.
إذا كانت لدينا أسئلة حول طلبك، يُرجى التعاون مع جهود الموظفين لتوضيح نوع السجلات التي تطلبها، أو محاولة التوصل إلى اتفاق معقول حول الرد على طلب كبير. إن تقديم طلب بموجب قانون حرية المعلومات FOIA ليس عملية خصومة، ولكننا قد نحتاج إلى مناقشة طلبك معك للتأكد من أننا نفهم ما هي السجلات التي تسعى للحصول عليها.
لطلب السجلات من DHCD، يرجى الاتصال على (804) 371-7000. يمكنك أيضًا إرسال الطلبات عبر البريد إلى 600 East Main Street, Suite 300, Richmond, Virginia 23219 أو عبر البريد الإلكتروني إلى andrew.malloy@dhcd.virginia.gov
بالإضافة إلى ذلك، فإن المجلس الاستشاري لحرية المعلومات متاح للإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك حول FOIA. يمكن الاتصال بالمجلس عبر البريد الإلكتروني على foiacouncil@dls.virginia.gov, أو عن طريق الهاتف على (804) 225-3056 أو (على الرقم المجاني) على (866) 448-4100 ، أو من خلال موقعهم على الإنترنت، http://foiacouncil.dls.virginia.gov/foiacouncil.htm
مسؤوليات DHCD
يجب أن ترد إدارة الصحة والتنمية المجتمعية على طلبك في غضون خمسة أيام عمل من تاريخ استلامه. "يعتبر اليوم الأول" هو اليوم التالي لاستلام طلبك. لا تشمل فترة الخمسة أيام عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات.
السبب وراء طلبك للحصول على السجلات العامة من DHCD لا علاقة له بالموضوع، ولا يمكننا أن نسألك عن سبب رغبتك في الحصول على السجلات قبل أن نرد على طلبك. ومع ذلك، فإن قانون حرية المعلومات يسمح لدائرة التنمية الحضرية بأن تطلب منك تقديم اسمك وعنوانك القانوني.
يتطلب قانون FOIA أن تقوم إدارة DHCD بتقديم أحد الردود التالية على طلبك خلال فترة الخمسة أيام:
نحن نوفر لكم السجلات التي طلبتها بالكامل.
نحن نحجب جميع السجلات التي طلبتها، لأن جميع السجلات تخضع لإعفاء قانوني محدد. إذا تم حجب جميع السجلات، يجب أن نرسل إليك ردًا كتابيًا. يجب أن تحدد هذه الكتابة حجم وموضوع السجلات التي يتم حجبها، وأن تذكر القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح لنا بحجب السجلات. نحن نقدم بعض السجلات التي طلبتها، ولكننا نحجب السجلات الأخرى.
لا يمكننا حجب سجل كامل إذا كان جزء منه فقط يخضع للاستثناء. في تلك الحالة، قد نقوم بتنقيح الجزء من السجل الذي يمكن حجبه، ويجب أن نقدم لك بقية السجل. يجب أن نزودك برد مكتوب يوضح القسم المحدد من قانون فيرجينيا الذي يسمح بحجب أجزاء من السجلات المطلوبة.
إذا كان من المستحيل عمليًا أن تستجيب DHCD لطلبك خلال فترة الخمسة أيام، فيجب أن نذكر ذلك كتابيًا، مع توضيح الظروف التي تجعل الرد مستحيلًا. سيتيح لنا ذلك سبعة أيام عمل إضافية للرد على طلبك، مما يمنحنا ما مجموعه 12 يوم عمل للرد على طلبك.
إذا قدمت طلبًا للحصول على عدد كبير من السجلات، وشعرنا أنه لا يمكننا تقديم السجلات لك في غضون 12 يوم دون تعطيل مسؤولياتنا التنظيمية الأخرى، فقد نلتمس من المحكمة وقتًا إضافيًا للرد على طلبك. ومع ذلك، يتطلب قانون FOIA أن نبذل جهدًا معقولاً للتوصل إلى اتفاق معك بشأن إنتاج السجلات قبل أن نذهب إلى المحكمة لطلب المزيد من الوقت.
DHCD أن تفرض رسومًا معقولة لا تتجاوز التكلفة الفعلية التي تتكبدها في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها، ويجب أن تبذل كل الجهود المعقولة لتوفير السجلات المطلوبة بأقل تكلفة ممكنة. DHCD عدم فرض أي رسوم أو مصاريف إضافية أو وسيطة أو زائدة لاسترداد التكاليف العامة المرتبطة بإنشاء السجلات أو الاحتفاظ بها أو القيام بأعمالها العامة. يجب ألا تتجاوز رسوم النسخ التي يتقاضاها موقع DHCD التكلفة الفعلية للنسخ.
قبل إجراء البحث عن السجلات، ستخطرك دائرة التنمية الحضرية في ولاية فيرجينيا كتابيًا بأنها قد تفرض رسومًا معقولة لا تتجاوز تكلفتها الفعلية المتكبدة في الوصول إلى السجلات المطلوبة أو استنساخها أو توفيرها أو البحث عنها والاستفسار عما إذا كنت ترغب في طلب تقدير التكلفة قبل توفير السجلات المطلوبة على النحو المنصوص عليه في القسم الفرعي واو من الفقرة 2.2-3704 من قانون فرجينيا.
